Методические пособия, рекомендации, перечни, аналитические обзоры, отчеты по нир. Разработки вниидад по управлению электронными документами Курсы вниидад

Даты начала обучения

Даты не определены.

Дмитриева Анна Павловна

преподаватель

: преподаватель Отраслевого центра повышения квалификации Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, опыт проведения корпоративных семинаров.

Опыт работы : ОАО «Аэрофлот», ОАО «Корпорация тактическое ракетное вооружение», ФГУП «Почта России», ВНИИДАД.

Авторская деятельность : Автор статей в научно-практических и историко-архивоведческих журналах («Делопроизводство», «Вестник архивиста»), докладов и выступлений на профессиональных российских и международных конференциях по управлению документами.

Выполненные проекты и работы прикладного характера: Разработка примерной номенклатуры дел для федеральных органов исполнительной власти (Росохранкультура России) Номенклатура дел для Министерства сельского хозяйства Российской Федерации; Ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения для Федеральной налоговой службы, Федерального казначейства, Высшей школы экономики.

Участие в проектных группах по разработке основных действующих в Российской Федерации нормативных и методических документов: правил, ГОСТов, инструкций, перечней, методических пособий, регламентирующих документационное обеспечение управления в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и негосударственных организациях;

Участие в исследованиях ВНИИ документоведения и архивного дела по следующим научным направлениям: - мониторинг документооборота в органах государственной власти; - проведение работ в области унификации и стандартизации документации, форм и методов работы с документами: - исследование терминологии документоведения и документационного обеспечения управления, разработка словарей терминов и терминологических стандартов;

: консультант ВНИИДАД по вопросам разработки номенклатуры дел, формирования дел, оформлению документов и др.

Преподавательская деятельность: преподаватель Отраслевого центра повышения квалификации Всероссийского научно-исследовательского института документ...

Доронина Лариса Алексеевна

преподаватель

Кандидат экономических наук,высококвалифицированный преподаватель, специалист в области документоведения

Регалии:

Доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления
Заместитель директора института информационных систем управления
Ведущий специалист в области документационного обеспечения управления
Член национальной Ассоциации профессиональных секретарей и офис-менеджеров
Член редакционного совета журналов «Кадровик», «Кадровое делопроизводство».
Автор учебного пособия «Документоведение» (ГУУ, 2012) и соавтор учебного пособия «Документационное обеспечение управления: Практикум».
Ведущий преподаватель учебного центра "Газпром" и Государственного координационного центра информационных технологий Минобразования России.
Участник проектов по автоматизации документооборота компании IKT, компании IBS, компании Весть Мета-технологии.

Ведущий семинаров и тренингов в Центре Делового Развития «Профи-Карьера»:

Документирование
Организация и технология документационного обеспечения управления
Информационные технологии управления персоналом
Делопроизводство в кадровой службе
Информационные технологии в службе ДОУ
Электронный документооборот
Электронный архив
Административные системы и офисные технологии
Корпоративные системы на основе решений SAP
Архивоведение

«Кадровик, кадровое делопроизводство»

«Хороший секретарь»

«Делопроизводство и документооборот на предприятии»

«Служба кадров и персонал»

"Справочник секретаря и офис-менеджера"

"Справочник кадровика"

"Делопроизводство"

"Секретарское дело"

"Управление персоналом"

"Служба кадров"

"Поиск: от проекта до ключа"

Награждена грамотой журнала «Кадровое дело» за активность в публикациях.

Кандидат экономических наук,высококвалифицированный преподаватель, специалист в области документоведения Регалии: Доцент кафедры документовед...

Зарипова Людмила Игоревна

преподаватель

Эксперт-практик в сфере Документационного обеспечения управления.
Зам. Зав. Отраслевого центра повышения квалификации ВНИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)
Руководитель центра дистанционного образования в сфере Делопроизводства и Документооборота и Секретариата Центра делового развития «Профи-Карьера»

Проводит семинары и мастер –классы по темам:

Документирование организационно-распорядительных документов Делопроизводство и Документооборот
Система контроля исполнения документов и поручений в организации
Составление и оформление протокола собраний и совещаний
Деловая переписка
Кадровое делопроизводство
Приведение в соответствие с требованиями профессиональных стандартов локальных нормативных актов работодателя
Электронный документооборот

Преподавательская деятельность:

Преподаватель Отраслевого центра повышения квалификации
Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, опыт проведения корпоративных семинаров.
Ст. преподаватель кафедры « Автоматизированные системы документационного обеспечения управления» Историко - архивного института РГГУОЦПК ВНИИДАД

В Центре повышения квалификации ВНИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)
Центре делового развития «Профи-Карьера»
В издательстве Актион и МЦФР в вебинарах, организованных журналами "Современные технологии делопроизводства и документооборота" и "Справочник секретаря и офис-менеджера"

Автор практического пособия « Языковые особенности и принципы оформления текстов деловых бумаг»
Автор журналов « Делопроизводство» и « Делопроизводство и Документооборот на предприятии», Справочник секретаря и офис-менеджера»

Реализованные проекты

Участие в разработке и внедрении автоматизированных систем документооборота ОАО «Газпром» и Медицинской академии им Сеченова
Разработка управленческих документов, деловых писем отчетов для ОАО « Газпром»

Клиенты:

Корпоративный институт ОАО « Газпром»
Правительство Москвы (повышение квалификации для государственных и муниципальных служащих
ОАО « Норильский никель»
ОАО « Автоваз»
ФГУП « Росэнергоатом»
ФГУП « Почта России»
УПДК МИД РФ и др.

Эксперт-практик в сфере Документационного обеспечения управления. Зам. Зав. Отраслевого центра повышения квалификации ВНИИ документоведения и ар...

Кузнецов Сергей Львович

преподаватель

Ведущий специалист Федерального архивного агентства (Росархив) к.и.н.

Главный редактор журнала “Делопроизводство” Член редколлегий журналов «Делопроизводство», «Секретарское дело».

Опыт работы

Ведущий специалист Федерального архивного агентства (Росархив)

С 1985г работал на различных должностях в Государственном архиве РФ от архивиста I категории, младшего научного сотрудника до зам.зав. отделом ведомственных архивов

С 1992г по 2001 г Руководитель архива научно-информационного центра Горбачев-фонда

Образование: Московский государственный историко-архивный институт

Преподавательская деятельность

Преподает в Российском государственном гуманитарном университете (РГГУ) и на курсах и семинарах по Делопроизводству и архиву

Тематика семинаров

автоматизация делопроизводства.

автоматизированные технологии в управлении

Электронный и Облачный документооборот

Консультационная деятельность

консультант отдела организационной, научно-методической работы и автоматизированных архивных технологий Федерального архивного агентства

Независимый аналитик при внедрении проектов комплексной автоматизации.

Ведущий специалист Федерального архивного агентства (Росархив) к.и.н. Главный редактор журнала “Делопроизводство” Член редколлегий журналов «Дел...

Пшенко Александр Владимирович

преподаватель

Кандидат исторических наук

Заведующий кафедрой «Документоведения и ДОУ » института информационных систем управления ГУУ

член «Гильдии управляющих документацией »

ОПЫТ ПРАКТИЧЕСКОЙ РАБОТЫ -

ВНИИДАД - зав. сектором «Совершенствования документационного обеспечения управления (ДОУ); -

Заведующий кафедрой «Документоведения и ДОУ» института информационных систем управления ГУУ

Преподавательская деятельность

Проводит семинары на курсах повышения квалификации по темам

«Документоведение и документирование управленческой деятельности»

«Технологии документационного обеспечения управления»,

«Административные системы и офисные технологии»;

«Кадровое делопроизводство»,

«Организация кадровой службы»;

«Архивоведение»,

«Государственные и ведомственные архивы»,

«Архивное дело в коммерческих, НИИ и др. структурах управления»

Имеет БЛАГОДАРНОСТИ : Почетная грамота Федеральной архивной службы России (Росархива) Почетная грамота Федерального Архивного агентства член «Гильдии управляющих документацией»

Кандидат исторических наук Заведующий кафедрой «Документоведения и ДОУ» института информационных систем управления ГУУ член «Гильдии управля...

Даты и места проведения

Даты начала обучения не определены.

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) входит в систему Федерального архивного агентства (Росархива). Его основными задачами остаются разработка теоретических и методических проблем архивоведения и документоведения, архивного дела и документационного обеспечения управления.

В институте имеются научно-исследовательские подразделения по основным направлениям деятельности: отдел архивоведения (в его составе: сектор организации научно-справочного аппарата и учета архивных документов, сектор комплектования и экспертизы ценности документов, сектор использования архивных документов), отдел документоведения (в его составе: сектор документационного обеспечения управления, сектор стандартизации и управления документацией), отдел экономического и технологического обеспечения архивного дела (в его составе: лаборатория обеспечения сохранности архивных документов, сектор экономики архивного дела, лаборатория автоматизированных архивных технологий). В числе 88 сотрудников института (по состоянию на 01.01.2013 г.) трудятся 1 член-корреспондент РАН, 6 докторов наук и 30 кандидатов наук.

Институтом разработаны правила, методики и регламенты работы государственных архивов и архивов организаций. Создан ряд перечней документов, регулирующих отбор документов на архивное хранение. Важнейшие направления научно-исследовательской работы института - решение вопросов теории и практики экспертизы ценности документов и комплектования архивов, создание и развитие системы научно-справочного аппарата и ее теоретико-методической базы, классификации архивной информации. Специалисты института успешно занимаются решением вопросов экономики архивного дела, обеспечения сохранности архивных документов и их использования.

В сфере документоведения и документационного обеспечения управления институтом ведутся теоретические исследования, связанные с изучением информационной сущности документа, его свойств и функций, процессов документообразования, а также формирования систем документации. Проводятся исследования по истории делопроизводства и терминологии документоведения и документационного обеспечения управления. Исследования прикладного характера направлены на обобщение практического опыта разработки и внедрения технологий работы с документами, в том числе электронными, и систем электронного документооборота (корпоративных информационных систем), разработку организационных основ построения систем управления документами.

Институт успешно сотрудничает с Международной организацией по стандартизации, участвует в разработке важнейших международных стандартов по управлению документами и доводит принципиальные позиции российских документоведов по вопросам управления документами и стандартизации этого вида деятельности до сведения мирового профессионального сообщества.

В последние годы проблематика научных исследований института тесно связана с изменениями, происходящими в области информационных технологий, все более широким распространением электронных документов и существенным расширением электронного документооборота. Значительное место занимают работы в области совершенствования документационного обеспечения управления, обеспечения сохранности архивных документов, развития автоматизированных архивных технологий, функционирования электронных архивов.

В институте действуют Отраслевой центр научно-технической информации по архивоведению и документоведению (в его составе: сектор информационного обеспечения и ведения СИФ, сектор зарубежной научно-технической информации по архивоведению и документоведению, сектор электронных ресурсов научно-технической информации), который обеспечивает архивы и другие заинтересованные организации информацией в области документоведения и архивного дела. Функционирует Отраслевой центр повышения квалификации по архивному делу и документационному обеспечению управления, который обеспечивает переподготовку и повышение квалификации кадров в указанных областях. В 2003 году решением Совета Глав Правительств государств – участников СНГ институту придан статус базовой организации по переподготовке и повышению квалификации кадров по архивоведению, документоведению и документационному обеспечению управления государств - участников Содружества Независимых Государств.

В Ученый совет института входят ведущие специалисты Федерального архивного агентства, ВНИИДАД и других организаций. Действуют аспирантура и диссертационный совет по защите диссертаций на соискание ученой степени доктора и кандидата исторических наук по специальности: 05.25.02 - документалистика, документоведение, архивоведение.

Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» / Росархив, ВНИИДАД. М., 2018.

Методические рекомендации по разработке федеральными органами государственной власти примерных номенклатур дел для территориальных органов и подведомственных организаций / Росархив, ВНИИДАД. М., 2018.

Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций / Росархив, ВНИИДАД. М., 2018.

Подготовлено Историко-архивным институтом Российского государственного гуманитарного университета, который в рамках реализации мероприятий ФЦП «Культура России (2012-2018 годы) осуществляет подготовку комплекса справочно-методических и практических пособий к «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН» (государственный контракт № 079 от 24.02.2014).

Указанная работа прошла рецензирование в научно-методических советах архивных учреждений федеральных округов и федеральных архивах и рекомендована для использования в практической деятельности архивных учреждений.

В первую очередь пособие предназначено для архивистов, не имеющих специального образования и опыта работы в архивных учреждениях.

Росархив, ВНИИДАД. 2014 г.

Росархив, ВНИИДАД. 2014 г.

. (Исполнитель - ООО «АДАПТ»);

. (Исполнитель - Российский государственный гуманитарный университет (РГГУ);

. (Исполнитель - Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД);

. (Исполнитель - Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД);

. (Исполнитель - Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД);

(Исполнитель - Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Аналитический обзор «Состояние и развитие архивного дела в странах СНГ в 1999-2010 гг.». Росархив, ВНИИДАД. 2012 г.

Аналитический обзор «Сравнительный анализ аналоговых и цифровых технологий для выработки и применения технологических решений, обеспечивающих восстановление угасающих текстов архивных документов». Росархив, ВНИИДАД. 2012 г.

Росархив, ВНИИДАД. 2012 г.

Методические рекомендации по организации работы и технологическому оснащению хранилищ электронных документов . Росархив, ВНИИДАД. 2012 г.

Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом . Росархив, ВНИИДАД. 2012 г.

В.Ф. Янковая, к. и. н., зам. директора ВНИИДАД

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) в последние годы неоднократно выполнял работы, связанные с изучением электронных документов, разработкой нормативных и методических основ организации работы с электронными документами в делопроизводстве и организации их архивного хранения.

Еще в 2005 г. было издано научно-методическое пособие М. В. Ларина и О. В. Рыскова «Электронные документы в управлении», в котором была рассмотрена природа электронного документа, обобщен опыт нормативного регулирования работы с электронными документами и опыт применения автоматизированных систем управления документами.

К числу наиболее значимых научно-исследовательских работ, выполненных институтом в предшествующий период, следует отнести разработку нормативных, методических и технологических основ создания, хранения и использования архивных электронных информационных ресурсов - тему, выполненную по федеральной целевой программе «Электронная Россия» в 2007–2008 гг. Целью работы было создание типового нормативного и программного обеспечения модельной системы управления электронным архивом органов государственной власти. Кроме этой работы институтом в 2007–2008 гг. были подготовлены национальные стандарты на базе стандартов ИСО:

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»;
ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Процессы управления документами. Метаданные для документов».
Фактически стандарты распространяются на управление электронными документами и содержат требования к системам управления документами, процессам управления, электронным документам и их метаданным.
В 2009 г. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 были утверждены правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, в подготовке проекта которых непосредственное участие принимал ВНИИДАД.
Правила разрабатывались в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ст. 11) и стали первым нормативным документом, в котором были изложены основные принципы организации работы с электронными документами в делопроизводстве органов государственной власти (раздел VI «Особенности работы с электронными документами»).
В настоящее время Правила - единственный нормативный документ, устанавливающий общие требования к организации работы с электронными документами в делопроизводстве федеральных органов исполнительной власти. При разработке VI раздела Правил был сформулирован и реализован важный методологический принцип, в соответствии с которым организация работы с документами на бумажном носителе и электронными документами как в делопроизводстве, так и в архиве, базируется на единой методологии, но разных технологиях.
К наиболее важным положениям Правил, имеющим методологический характер, относятся следующие положения:
- электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти;
- для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи , сертифицированные в установленном порядке;
- для учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах (перечень обязательных сведений о документах, включаемых в СЭД, приведен в приложении к Правилам), и могут использоваться дополнительные сведения о документах;
- при передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям федерального органа исполнительной власти, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные;
- прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства федерального органа исполнительной власти;
- исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти; при составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде (сроки хранения электронных документов соответствуют срокам, установленным для аналогичных документов на бумажном носителе).
С 2009 г. по настоящее время институт в рамках ФЦП «Культура России» ежегодно проводит работу по мониторингу документооборота в федеральных органах исполнительной власти. В рамках выполнения этой работы осуществляется сбор и анализ данных о динамике объемов документооборота в органах власти, а также анализируются изменения качественных параметров документооборота: состав документов (на бумажном носителе и электронных документов), применение электронной подписи, выявляются и изучаются проблемы перехода на безбумажный документооборот, межведомственное электронное взаимодействие, а также проблемы, связанные с применением систем электронного документооборота.
В частности, данные, полученные в 2013 г. (за 2012 г.), показывают, что впервые за весь период наблюдения произошло сокращение числа документов на бумажном носителе, полученное главным образом за счет взаимодействия федеральных органов исполнительной власти с вышестоящими органами власти (администрация Президента Российской Федерации, аппарат Правительства Российской Федерации) и взаимодействия центральных аппаратов федеральных органов исполнительной власти с их территориальными подразделениями в субъектах Российской Федерации. При этом отмечается существенное увеличение объемов электронных документов, передаваемых по системе МЭДО, при взаимодействии федеральных органов с подведомственными подразделениями в субъектах Российской Федерации и при организации внутренней деятельности. Из 63 федеральных органов исполнительной власти, данные которых использовались в исследовании, 17 полностью перешли на безбумажный документооборот во внутренней деятельности, исключив тем самым внутреннюю переписку в виде документов на бумажном носителе. Таким образом, электронные документы уже стали существенным фактором, влияющим на сокращение объемов документации на бумажном носителе.
Значимыми для института и важными для всех специалистов в сфере делопроизводства и архивного дела являются подготовленные институтом словарь терминов «Управление документами» и проект ГОСТ Р 7…. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», находящийся на утверждении в Росстандарте. Оба документа содержат терминологию в области управления документами, в том числе отражающую процессы управления электронными документами. Это такие термины, как электронный документ, метаданные, конвертация, миграция, формат файла, электронный документооборот и др. В отличие от стандарта, включающего только основную терминологию предметной области, словарь содержит основной корпус активно употребляемых специалистами терминов.
В 2007 г. приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 были утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, ставшие нормативной основой деятельности государственных и муниципальных архивов.
Архивы организаций до настоящего времени не имеют нормативного документа, определяющего порядок хранения документов и порядок передачи документов на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. По этой причине в 2010–2012 гг. ВНИИДАД был подготовлен проект правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях. В 2013 г. проводилась доработка проекта этого документа с учетом замечаний, высказанных архивными учреждениями Российской Федерации. Предполагается, что после доработки проекта с учетом подготовленных в 2012–2013 гг. рекомендаций по организации хранения электронных документов в архивах организаций, о которых будет сказано ниже, названные правила будут представлены на утверждение в Минкультуры России.

Результатом работы ВНИИДАД в 20012–2013 гг. являются проекты двух документов:
рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций;
рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах.
Цель разработки рекомендаций - создание единой методической и методологической основы организации работы с архивными электронными документами в архивах органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и негосударственных организаций, а также в государственных и муниципальных архивах, включая организацию хранения, комплектования и учета электронных документов, основываясь на требованиях российского законодательства в сфере архивного дела, с учетом тенденций развития информационных технологий в условиях перехода к межведомственному электронному взаимодействию.
Рекомендации распространяются на управленческие электронные документы, которые создаются, обрабатываются и хранятся в информационных системах организации, подлежат хранению в архиве организации в порядке и в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе, а также на электронные документы, подлежащие передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы.
Рекомендации разработаны с учетом положений Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, и других нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела.
При разработке рекомендаций учитывались положения национальных стандартов Российской Федерации и стандартов Международной организации стандартизации (ИСО):
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Процессы управления документами. Метаданные для документов.
ГОСТ Р 53898-2010. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению.
ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009. Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности.
ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005. Обеспечение долговременной сохранности электронных документов.
ISO 19005-1:2005. Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного сохранения. Часть 1: Использование формата PDF 1.4 (PDF/A-1) (Document management - Electronic document file format for long-term preservation – Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1).
В проектах рекомендаций предложено два подхода к организации передачи и хранения архивных электронных документов в архивах организаций, государственных и муниципальных архивах: передача и хранение электронных документов на физически обособленных материальных носителях и передача электронных документов по информационно-телекоммуникационным каналам с последующим хранением на серверах архива организации, государственного (муниципального) архива.
Особенностью архивного хранения электронных документов является то, что в архиве организации, государственном или муниципальном архиве электронные документы хранятся в двух идентичных экземплярах, которые в рекомендациях обозначаются как основной и рабочий экземпляры. Основной экземпляр является эталонным и используется в исключительных случаях, например, для создания рабочего экземпляра взамен вышедшего из строя экземпляра. Рабочий, как это и следует из его названия, является тем экземпляром, который используется в архиве во всех случаях, когда необходимо воспроизвести электронный документ или изготовить копии электронного документа для предоставления пользователям.
Рекомендациями предусмотрено, что при подготовке электронных документов к передаче на хранение в архив организации проводится их конвертация в формат архивного хранения PDF/A-1, после чего формируются контейнеры электронных документов.
Контейнер электронного документа - это сжатая папка (zip-архив), включающая:
электронный документ в формате PDF/A-1;
метаданные документа в формате XML;
файл (файлы) отсоединенных электронных подписей.
Поскольку электронные подписи на момент передачи электронных документов на хранение в архив организации, а по истечении установленного времени, - в государственный или муниципальный архив, будут недействительны и не смогут обеспечить целостность документа, рекомендациями предлагается использование технология хеш-кодирования для вычисления контрольной суммы контейнера электронного документа.

Рекомендациями также предусмотрено, что в случае изменения программно-аппаратной среды и выхода из употребления компьютерных форматов, повреждения носителя архив организации (государственный или муниципальный архив) проводит работу по конвертации электронных документов в новые форматы и/или миграции на новые носители.

Кроме того, в разделах рекомендаций содержатся положения об организации хранения электронных документов в архиве, обеспечении сохранности электронных документов, хранящихся в архиве, учета и использования электронных документов, а также порядок передачи документов из архива организации в государственный или муниципальный архив. Важно, что архивы, осуществляющие хранение электронных документов, должны иметь соответствующее оборудование и программные средства для проведения необходимых работ: проверки воспроизводимости электронных документов, проведения конвертации и миграции, копирования электронных документов и др., а также специалистов-архивистов, имеющих специальную подготовку в области информационных технологий.

Еще одной темой, выполненной институтом в 2013 г., была тема «Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти». Известно, что в настоящее время на рынке программных продуктов для делопроизводства представлено несколько десятков различных систем, обеспечивающих электронный документооборот; различные системы используются и в федеральных органах исполнительной власти. Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения, утвержденные приказом Минкомсвязи России от 2 сентября 2011 г. № 221, в разделе II «Описание процессов документационного обеспечения управления в СЭД ФОИВ» содержат далеко не полное описание требований к функциональным возможностям систем, оставляя за рамками требования к составу метаданных документов, необходимых для управления аутентичными, целостными, достоверными и пригодными для использования документами на протяжении их жизненного цикла в делопроизводстве и на стадии их архивного хранения (от архива организации до государственного или муниципального архива).

В результате выполнения данной темы дано описание основных процессов управления документами в СЭД в рамках жизненного цикла документов, сформулированы общие принципы и требования, предъявляемые к СЭД, а также дана схема классификации и организация дел, установлены требования к прикладным функциям СЭД, требования к информационному обеспечению СЭД, требования к использованию электронной подписи, к поиску информации и представлению информации и отчетности, требования к контролю информации в СЭД, к организации хранения информации в СЭД, к администрированию и управлению полномочиями в СЭД, требования к функционированию СЭД, к ролевой модели и обучению пользователей.

В отдельном приложении к отчету по теме дано описание состава полей входных форм (регистрационно-контрольных карточек документов, карточек классификаторов и справочников, входящих в состав проектируемой системы), обеспечивающих идентификацию различных групп документов и управление ими на протяжении жизненного цикла документов в СЭД, определяется функциональное назначение сведений о документах, включаемых в СЭД. При описании полей входных форм предусматривается возможность интеграции документа в информационную систему архива организации, а затем в информационную систему государственного или муниципального архива, если документ подлежит постоянному хранению в соответствующем архиве.

ВНИИДАД на протяжении ряда лет сотрудничает с фирмами-разработчиками программного обеспечения для делопроизводства и архивов, в частности, это ЗАО «АльтСофт» (Санкт-Петербург) и ООО «АС-Архив» (Москва), специалисты которых привлекаются для участия в научно-исследовательских работах.
Кроме того, в 2013 г. ВНИИДАД совместно с фирмой «АС-Архив» начата реализация проекта создания комплекса информационных систем, обеспечивающих управление электронными документами в процессе деятельности ВНИИДАД и хранение архивных электронных документов (на базе архива ВНИИДАД).

В результате изучения современных подходов к управлению, классификации и хранению документов в электронном виде сформулирована концепция создания цифрового хранилища электронных документов (ЦХЭД) как организационно-правовой структуры, формируемой в целях создания единого пространства юридически значимых электронных документов, включая их физическое размещение и обеспечение неизменности, сохранность, доступности в рамках утвержденной политики безопасности.

В настоящее время определены требования к функционалу комплекса автоматизированных информационных систем, проведена технико-экономическая оценка технических средств, сформирован программно-аппаратный комплекс для реализации функционирования автоматизированных систем, выполнены совместные разработки по основным направлениям и задачам внедрения СЭД и архива организации.

В рамках совместных работ планируется ввод в действие автоматизированных систем по организации коллективной работы над проектами управленческих документов и документов, создаваемых в ходе научно-исследовательской работы; организации образовательной и учебно-методической работы в системе дополнительного образования и повышения квалификации; организации информационной работы; организации работы сайта института.

Ларин М. В. Электронные документы в управлении: Науч.-метод. пособие / М. В. Ларин, О.И. Рысков - М.: ВНИИДАД, 2005.

В соответствии с действующим в настоящее время Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» - электронные подписи.

Управление документами. Термины и определения. Словарь. - М.: ВНИИДАД, 2013.

Контрольная сумма (контейнера электронного документа) - значение, рассчитанное по набору данных путем применения определенного алгоритма (хэш-функции) и используемое для проверки целостности данных при их передаче или хранении, а также для быстрого сравнения двух наборов данных на неэквивалентность, в том числе для определения наличия компьютерных вирусов.

В 1966 г. в системе Главного архивного управления при Совете Министров СССР (ГАУ СССР), был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Официальным днем рождения института считается 2 марта 1966 г., когда было издано соответствующее распоряжение Совмина СССР.
ВНИИДАД был призван осуществлять научно-исследовательскую работу (НИР) в сфере архивного дела и документоведения и вырабатывать на основе полученных результатов методические рекомендации по организации архивного дела и делопроизводства во всех организациях Советского Союза.
C 1991 г. в деятельности института наступил новый период. Становление российской государственности, рыночных отношений, проводимая архивная реформа и новое архивное законодательство потребовали серьезного научного анализа состояния архивной системы России, ее проблем, определения возможных направлений дальнейшего развития. В этих условиях роль ВНИИДАД, как единственного специального научного центра отрасли, значительно возросла.
После распада СССР и образования Российской Федерации все функции по управлению архивным делом в стране были переданы специально созданному органу - Росархиву. В его структуру, вместе с другими федеральными архивными учреждениями, вошел и ВНИИДАД, получивший название Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела. Аббревиатура при этом не изменилась – ВНИИДАД, однако институт постепенно изменял свое лицо.
В настоящее время институт входит в систему Федерального архивного агентства (Росархива). Его основными задачами остаются разработка теоретических и методических проблем архивоведения и документоведения, архивного дела и документационного обеспечения управления.
В институте имеются научно-исследовательские подразделения по основным направлениям деятельности: отдел архивоведения (в его составе: сектор организации научно-справочного аппарата и учета архивных документов, сектор комплектования и экспертизы ценности документов, сектор использования архивных документов), отдел документоведения (в его составе: сектор документационного обеспечения управления, сектор стандартизации и управления документацией), отдел экономического и технологического обеспечения архивного дела (в его составе: лаборатория обеспечения сохранности архивных документов, сектор экономики архивного дела, лаборатория автоматизированных архивных технологий). В числе 88 сотрудников института (по состоянию на 01.01.2013 г.) трудятся 1 член-корреспондент РАН, 6 докторов наук и 30 кандидатов наук.
Институтом разработаны правила, методики и регламенты работы государственных архивов и архивов организаций. Создан ряд перечней документов, регулирующих отбор документов на архивное хранение. Важнейшие направления научно-исследовательской работы института - решение вопросов теории и практики экспертизы ценности документов и комплектования архивов, создание и развитие системы научно-справочного аппарата и ее теоретико-методической базы, классификации архивной информации. Специалисты института успешно занимаются решением вопросов экономики архивного дела, обеспечения сохранности архивных документов и их использования.
В сфере документоведения и документационного обеспечения управления институтом ведутся теоретические исследования, связанные с изучением информационной сущности документа, его свойств и функций, процессов документообразования, а также формирования систем документации. Проводятся исследования по истории делопроизводства и терминологии документоведения и документационного обеспечения управления. Исследования прикладного характера направлены на обобщение практического опыта разработки и внедрения технологий работы с документами, в том числе электронными, и систем электронного документооборота (корпоративных информационных систем), разработку организационных основ построения систем управления документами.
Институт успешно сотрудничает с Международной организацией по стандартизации, участвует в разработке важнейших международных стандартов по управлению документами и доводит принципиальные позиции российских документоведов по вопросам управления документами и стандартизации этого вида деятельности до сведения мирового профессионального сообщества.
В последние годы проблематика научных исследований института тесно связана с изменениями, происходящими в области информационных технологий, все более широким распространением электронных документов и существенным расширением электронного документооборота. Значительное место занимают работы в области совершенствования документационного обеспечения управления, обеспечения сохранности архивных документов, развития автоматизированных архивных технологий, функционирования электронных архивов.
В институте действуют Отраслевой центр научно-технической информации по архивоведению и документоведению (в его составе: сектор информационного обеспечения и ведения СИФ, сектор зарубежной научно-технической информации по архивоведению и документоведению, сектор электронных ресурсов научно-технической информации), который обеспечивает архивы и другие заинтересованные организации информацией в области документоведения и архивного дела. Функционирует Отраслевой центр повышения квалификации по архивному делу и документационному обеспечению управления, который обеспечивает переподготовку и повышение квалификации кадров в указанных областях. В 2003 году решением Совета Глав Правительств государств – участников СНГ институту придан статус базовой организации по переподготовке и повышению квалификации кадров по архивоведению, документоведению и документационному обеспечению управления государств - участников Содружества Независимых Государств.
В Ученый совет института входят ведущие специалисты Федерального архивного агентства, ВНИИДАД и других организаций. Действуют аспирантура.

General information about VNIIDAD

In 1966 the All-Union Scientific and Research Institute for Records and Archives Management (VNIIDAD) was created within the system of the Main Archival Administration at the Council of Ministers of the USSR (GAU USSR). An official birthday of the Institute is on March 2, 1966, when the corresponding Regulation of the USSR Council of Ministers was issued.
VNIIDAD was to carry out scientific and research work (NIR) in archival activity and records management. And as a result of its work the Institute had to develop methodical recommendations on archival activity and records management in all institutions of the Soviet Union.
Since 1991 there was a new period of activity in VNIIDAD. Formation of the Russian statehood, market relations, the undertaken archival reform and new archival legislation demanded serious scientific analysis of a state of Russia’s archival system, its problems, possible spheres of development. In such situation the role of VNIIDAD as a unique scientific center of the field has considerably increased.
After collapse of the USSR and formation of the Russian Federation all functions on archival activity management in the country were transferred to a specially created body - Rosarkhiv. VNIIDAD, renamed to the All-Russian Scientific and Research Institute for Records and Archives Management, was included into its structure, together with other federal archival institutions. The abbreviation did not change – VNIIDAD, however, the Institute gradually changed its identity.
Now the Institute is a part of the Federal Archival Agency (Rosarkhiv) system. Its main objectives are the same: development of theoretical and methodical problems of archival science and records management, archival activity and documentary support of management.
The Institute has scientific and research departments on the main functions: department of archival science (in its structure: sector of finding aids’ organization and archival documents’ control, sector of acquisition and appraisal of documents, sector of archival documents’ use), department of records science (in its structure: sector of documentary support of management, sector of standardization and records management), department of economic and technological support of archival activity (in its structure: laboratory of archival documents preservation, sector of archival activity economy, laboratory of automated archival technologies). There is one corresponding member of RAN, six Doctors and thirty PhD researchers among eighty eight employees of the Institute (for 01.01.2013). The Institute has developed rules, methods and regulations of work of state organizations’ archives. A number of documents’ lists, regulating selection of documents for archival storage was formulated. The most important spheres of research work of the Institute are the following: solution of theory and practice on documents appraisal and acquisition of archives, creation and development of finding aids system and its theoretical and methodical base, classification of archival information. Specialists of VNIIDAD are successfully engaged in solution of questions, concerning archival activity economy, preservation of archival documents and use of them.
In records science and documentary support of management the Institute is working at theoretical researches, connected with studying of information essence of a document, its properties and functions, processes of document’s creation and also formation of documentation systems. Researches on history of recordkeeping and terminology of records science and documentary support of management are carried out. Also researches of applied character are directed to generalization of practical experience on elaboration and implementation of technologies of work with documents, including electronic records and electronic records circulation systems (corporate information systems), development of organizational bases of creation of records management systems.
The Institute successfully cooperates with the International Organization for Standardization, participates in development of major international standards on records management and informs international professional community about its principled positions of the Russian records managers, concerning records management and standardization.
Recently the themes of the Institute’s scientific researches are closely connected with the changes, happening in information technologies, more and more wide dissemination of electronic records and significant expansion of electronic records circulation. The works in improvement of documentary support of management, preservation of archival documents, development of automated archival technologies, functioning of electronic archives are very important.
The Institute includes the Center of scientific and technical information on archival science and records management (in its structure: sector of information support and services of finding aids fund (SIF), sector of foreign scientific and technical information on archival science and records management, sector of electronic resources of scientific and technical information). The Center provides archives and other interested organizations with information in records management and archival activity. The Training center of professional development on archival activity and documentary support of management, which provides retraining and advanced education of personnel in the specified areas, is successfully functioning in VNIIDAD. In 2003 The Institute has a status of basic organization for retraining and professional development of personnel on archival and records science, documentary support of management of the CIS countries by the decision of the Council of Government Heads of the Commonwealth of Independent States (CIS). Leading experts from the Federal Archival Agency, VNIIDAD and other organizations are members of the Academic Council of the Institute. Postgraduate courses are actively functioning in VNIIDAD.